Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe BotMatic (“wij”, “ons”, “onze”) persoonsgegevens verwerkt in het kader van onze websites, diensten en communicatiekanalen (inclusief, maar niet beperkt tot, WhatsApp, Telegram en webchat). Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en toepasselijke Belgische regelgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is BotMatic. Voor vragen over dit beleid of uitoefening van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via info@botmatic.be.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle bezoekers van onze website(s), (potentiële) klanten, contactpersonen en eindgebruikers die met onze chatoplossingen communiceren.

3. Welke gegevens verwerken wij?

• Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer, bedrijfsnaam).
• Communicatiegegevens (inhoud van berichten, tijdstippen, metadata noodzakelijk voor levering van de dienst).
• Gebruik- en technische gegevens (IP-adres, browser/device-informatie, cookie-ID’s, logbestanden).
• Transactie-/abonnementgegevens (gekozen plan, facturatiegegevens, betaalstatus via betaalproviders).
• Integratiegegevens (agenda-/CRM-velden die u expliciet koppelt aan onze dienst).

4. Doeleinden van de verwerking

• Levering van onze diensten (chatautomatisering, support, afsprakenplanning).
• Klantenbeheer, facturatie en contractuitvoering.
• Onderhoud, beveiliging, monitoring en verbetering van onze diensten.
• Marketingcommunicatie en prospectie (indien wettelijk toegestaan en/of met toestemming).
• Naleving van wettelijke verplichtingen en het afhandelen van geschillen.

5. Rechtsgronden

• Contractuele noodzaak (art. 6(1)(b) GDPR) voor het leveren van de overeengekomen diensten.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) GDPR) zoals verbetering van onze diensten en basisdirectmarketing aan bestaande klanten.
• Toestemming (art. 6(1)(a) GDPR) voor bepaalde verwerkingen (bv. marketing aan niet-klanten). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) GDPR) voor boekhoud-/fiscale bewaring of verzoeken van bevoegde autoriteiten.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van contractuele en wettelijke termijnen. Communicatie- en loggegevens worden bewaard zolang relevant voor servicekwaliteit, beveiliging en bewijsvoering.

7. Ontvangers en verwerkers

Wij delen gegevens enkel met:

• Verwerkers die namens ons diensten leveren (hosting, analytics, e-mail, betaalproviders, communicatieplatformen). Met elk van hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform art. 28 GDPR.
• Zakelijke partners/integraties (bv. agenda- of CRM-koppelingen) uitsluitend indien u daar expliciet om vraagt en voor zover nodig om de dienst te leveren.
• Bevoegde autoriteiten indien wettelijk verplicht.

8. Internationale doorgiften

Indien persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, passen wij passende waarborgen toe (zoals EU-standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit) conform de GDPR.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Toch kan geen enkel systeem 100% beveiliging garanderen.

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten onder de GDPR:

• Inzage in uw persoonsgegevens;
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Wissing (“recht op vergetelheid”) onder voorwaarden;
• Beperking van de verwerking in bepaalde gevallen;
• Overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit);
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief bezwaar tegen direct marketing;
• Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming: het recht om die toestemming in te trekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@botmatic.be. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren. U ontvangt in beginsel binnen één maand een antwoord.

11. Cookies en tracking

Onze websites en chatwidgets kunnen cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken voor functionele doeleinden, statistieken en (indien van toepassing) marketing. Details over categorieën, doeleinden en bewaartermijnen vindt u in ons afzonderlijke Cookiebeleid (indien beschikbaar). Waar wettelijk vereist vragen wij voorafgaande toestemming.

12. Minderjarigen

Onze diensten richten zich niet op kinderen. Indien u meent dat wij onterecht gegevens van een minderjarige verwerken, neem dan contact met ons op zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina met vermelding van de datum “Laatst bijgewerkt”.

14. Contact en klachten

Vragen of verzoeken m.b.t. privacy kunt u sturen naar info@botmatic.be.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Raadpleeg de website van de GBA voor actuele contactgegevens en procedures.